La dématérialisation est la première étape incontournable dans la transformation digitale des entreprises. Elle consiste à substituer des documents papiers par des fichiers numériques ou à créer directement des documents numériques pour les intégrer à différents process. La dématérialisation permet ainsi une meilleure gestion et facilite l’accès aux données et aux documents.

Sur ce sujet, les services techniques ne sont pas en reste, et même s’ils sont souvent, malheureusement, le dernier maillon de la chaine, ils se doivent de se moderniser afin d’intégrer une démarche Usine 4.0.

Les différentes étapes du changement

Pour pouvoir franchir ce cap, plusieurs étapes sont nécessaires :

– La dématérialisation des documents qui consiste à la numérisation de documents papiers.

– La pérennisation des documents, avec des outils rendant exploitable cette documentation numérisée, puisqu’un document technique est amené à être modifié durant son cycle de vie (ex. pour un service de maintenance, pouvoir vectoriser les schémas afin de les modifier sans pour autant devoir redessiner de zéro sur un logiciel de CAO, et ne se concentrer que sur la modification à proprement parler).

– La dématérialisation des échanges, avec des supports permettant une communication plus fluide malgré la distance ou les décalages liés aux horaires (ex. Organisation du travail en cycle 3x8).

– La dématérialisation des process métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d’une usine (ex. la mise en place de workflows de validations).

Pourquoi les entreprises doivent-elle dématérialiser ?

Face à la quantité de documents nécessaires au bon fonctionnement d’un site de production, la dématérialisation est la solution qui va permettre d’optimiser la performance.

Ses principaux avantages sont :

Un gain de temps : on estime qu’un collaborateur passe au minimum 20% de son temps à chercher une information. A l’inverse donc des documents papiers, avec une documentation dématérialisée, les collaborateurs peuvent archiver, traiter, partager et consulter un contenu numérique, en tout lieu et à tout moment sans se déplacer à la salle des archives : associée à un outil de gestion documentaire, vous pouvez retrouver facilement tout document grâce à une recherche par mot clé contenu dans le titre ou à l’intérieur même du  document, voir même filtrer par un code équipement, une référence matériel ou par la nature du document, etc.

Un gain d’espace et une réduction des coûts : Le stockage des archives papier sur des années nécessite souvent de monopoliser une pièce entière, remplie d’armoires et de classeurs. La dématérialisation permet donc de limiter les coûts de stockage et une réduction des coûts de traitement.

La diminution des risques : L’archivage papier est loin d’être fiable, il existe des risques de perte de documents, de doublon d’une même documentation (ex. plusieurs copies de document avec chaque version contenant des modifications distinctes, et donc aucune des copies n’étant juste et à jour), de confusion, de mauvaise classification ou d’un rangement erroné, de destruction (rongeurs, feu, tâches…),... Ces événements peuvent entraîner un risque bien plus conséquent.

L'aspect écologique est également à prendre en compte, le bilan carbone de l'archivage numérique, même s'il n'est pas nul, est très inférieur au papier. La numérisation vise également à soutenir le développement durable.

La productivité au cœur de cette démarche

Il est évident qu’une simple digitalisation de sa documentation technique ne pourra, à elle seule, améliorer la productivité d’un service. Archiver des documents sur une arborescence de fichiers stockés sur un serveur aura le mérité de libérer de l’espace physique, mais pas forcément de faciliter l’accès rapide à l’information.

Pour cela, il est nécessaire de mieux gérer les documents utilisés au quotidien : pour ce qui est des services techniques, une GEDT (Gestion électronique des documents techniques), intégrée à votre système d’information, permet de centraliser et de mettre à disposition les documents élaborés en interne ou remis par les différents intervenants externes, de contrôler l’accès et la diffusion de ces documents, de gérer les autorisations en modification, en suppression ou en validation de ces documents. La GEDT rend possible un traitement de l'information beaucoup plus pertinent, puissant et rapide.

Un accès performant à la documentation : au-delà du temps gagné dans les étapes de la recherche et de la consultation, l’accès quasi immédiat aux informations recherchées génère des gains de productivité : ne pas être interrompu dans une tâche par une recherche documentaire chronophage permet d’éviter par exemple une perte de concentration ou du stress et contribue de ce fait à la bonne qualité d’exécution (1 collaborateur sur 5 dédie la totalité de son temps à la recherche de la bonne information). Retrouver les contenus de manière facile et ergonomique en quelques secondes est donc devenu essentiel.

La portabilité accentue cet aspect-là avec un accompagnement sans faille (avec ou sans connexion) et un accès instantané à la documentation nécessaire à l’instant T. Ce genre d’application mobile devient le compagnon indispensable du technicien sur son intervention car il lui pousse la bonne information au bon moment et lui permet ainsi de se concentrer uniquement sur son intervention et résoudre rapidement le problème (ex . lors d’une panne d’une ligne de production dans l’usine, le temps d’arrêt aura forcément des répercussions sur le rendement du site, d’où un besoin de trouver une solution au plus vite)

L'accessibilité des informations: contrairement au format papier, les données sont consultables, par plusieurs personnes simultanément si nécessaire, avec une simple connexion au réseau et des codes d’authentifications, indépendamment de la localisation sur le site.

Pour résumer : la dématérialisation et la gestion de la documentation Technique font partie intégrante de la transformation qu’implique l’Usine du futur. Elles sont indissociables et indispensables à l’optimisation de la productivité des Services Techniques.  Cette mutualisation de la connaissance permet ainsi de transmettre et de pérenniser la mémoire et le savoir dans la société.